Шаблоны


В системе EnDocs есть возможность создавать шаблоны для разных типов документов. Шаблон — это образец будущего документа, содержащий общие для типа и/или вида документа фразы без конкретных данных. Он применяется для ускорения создания файла документа, когда не нужно создавать файл полностью, а остаётся только подставить в подготовленный образец данные конкретного документа.

Добавление шаблона
  1. Последовательно выберите команды Настройки -> Шаблоны -> Добавить;

  2. В появившемся окне заполните обязательные поля "Тип документа" и "Название шаблона";

  3. Поле Вид документа необходимо заполнить, если в рамках текущего типа документа будут использоваться разные шаблоны для разных видов документов;

  4. Поле Комментарий информационное;

  5. Загрузите файл шаблона. В качестве шаблона может быть использован файл любого формата размером не более 3 МБ.

Расширенные возможности использования шаблонов формата MS Word

Данная опция применима только к файлам формата docx. Для файлов данного формата поддерживается возможность вставки в текст данных из карточки документа (например, можно вставить номер документа из карточки в соответствующий реквизит шаблона договора и т.д.).

При этом действуют следующие ограничения:

  • для полей типа Да/Нет (галочка) в Word будет вставляться слово "Да" или "Нет".

  • поля типа "дата" будут выводиться в формате "дд.мм.гггг".

  • остальные поля (текст, справочники) переносятся в Word в том же виде, в котором они отображаются в карточке EnDocs Cloud.

  • если указанное в документе Word поле отсутствует в карточке документа, то оно остаётся в том же виде, как в шаблоне.

Для обеспечения загрузки данных в текст шаблона надо добавить специальные метки. Метка – это название поля карточки документа, заключенное в фигурные скобки. Например: {Дата}, {Номер} и т. д.

Важно! Название поля внутри фигурных скобок должно полностью соответствовать названию поля в EnDocs.

Ниже приведен пример настроенного шаблона, в который выводятся такие поля карточки, как "Номер", "Дата", "Организация" и "Контрагент".

Также можно вставить отдельные реквизиты значений, выбранных из справочников "Организация", "Контрагент", "Подразделение", "Сотрудник" и "Проект", например, Организация: ИНН. Пример таких меток:

Полный перечень доступных к выгрузке реквизитов можно увидеть в форме добавления новой записи конкретного справочника в разделе "Компания".

Важно! Перед загрузкой файла в шаблон проверьте, что у него отключен режим рецензирования и приняты все изменения.

Применение шаблонов
  1. При создании документа, для которого был настроен шаблон, в нижней части формы регистрации появится дополнительная область Выберите шаблон:

Для формирования файла на основе шаблона надо предварительно заполнить все необходимые поля в форме регистрации, и только потом нажать на кнопку Сформировать документ.

  1. Если шаблон настроен для конкретного вида, он отобразится только после заполнения поля "Вид";

  2. Если шаблон настроен корректно, то должно появиться сообщение "Документ по шаблону успешно сформирован и добавлен в раздел Файлы" и соответствующий файл отобразится в карточке документа в области "Файлы":

Если шаблон настроен некорректно, то будет выведено сообщение с ошибкой.

Важно! Если файл шаблона поврежден, зашифрован или защищен паролем будет возникать ошибка при формировании документа.

  1. Для проверки содержимого файла, сформированного из шаблона, можно воспользоваться стандартным средством просмотра файлов. Для этого нажмите на кнопку Посмотреть:

  1. После добавления всех необходимых файлов сохраните карточку с вложениями, нажав на кнопку Создать и посмотреть.