Запуск согласования документа

В EnDocs можно запускать процессы согласования документов по заранее настроенным маршрутам или самостоятельно назначать исполнителей и последовательность этапов.

Предусмотрены два основных сценария:

• Запуск по настроенному маршруту. EnDocs формирует этапы, определяет исполнителей и рассчитывает сроки согласно настройкам маршрута. Перед запуском пользователь видит весь маршрут и, если это разрешено, может изменить его для конкретного документа.

• Ручной запуск. Пользователь самостоятельно создаёт этапы согласования, выбирает исполнителей и устанавливает сроки. Этот вариант доступен, если для типа документа нет настроенного маршрута, а также при переходе к ручному запуску из изменяемого маршрута.

Начало запуска согласования

1. Откройте карточку документа, который нужно направить на согласование.

2. Нажмите кнопку «Старт процесса» в верхней части карточки.

3. В открывшемся окне выберите маршрут или настройте согласование вручную — в зависимости от доступных вариантов.

Запуск по настроенному маршруту

Если для типа документа существуют настроенные маршруты, в окне «Старт процесса» можно выбрать нужный маршрут. После выбора EnDocs показывает предварительный просмотр процесса до его запуска.

В окне отображаются:

• Этапы — порядок прохождения документа по маршруту.

• Исполнители — сотрудники или роли, указанные на каждом этапе. При использовании ролей исполнители могут определяться автоматически по реквизитам документа, например по сумме или организации.

• Срок — дата и время выполнения задачи для каждого этапа.

• Включён — состояние каждого этапа; возможность отключения зависит от разрешений на изменение маршрута.

Изменение маршрута перед запуском

Если в настройках маршрута разрешено его изменение, пользователь может непосредственно перед запуском:

1. Изменить исполнителей отдельных этапов.

2. Изменить сроки задач, указав дату и время.

3. Отключить ненужные для текущего документа этапы.

Если изменение маршрута не разрешено, маршрут запускается с параметрами, сформированными системой.

Важно! изменения на экране предварительного просмотра относятся только к текущему запуску. Исходный настроенный маршрут не изменяется.

После проверки этапов нажмите «Старт процесса».

Создание собственного маршрута с помощью кнопки «Очистить»

Если выбранный маршрут разрешено изменять, в окне предварительного просмотра появляется кнопка «Очистить».

Нажатие «Очистить» закрывает предварительный просмотр и открывает форму ручного согласования. Это позволяет не корректировать предложенные этапы, а самостоятельно сформировать маршрут для данного запуска документа.

В открывшейся форме можно добавить этапы, назначить исполнителей, установить сроки и изменить порядок согласования. Порядок действий приведён в следующем разделе.
Созданный вручную маршрут используется для текущего запуска документа; исходный настроенный маршрут остаётся без изменений.

Ручной запуск согласования

Ручной запуск используется в двух случаях:

• Для типа документа нет настроенного маршрута — EnDocs открывает форму ручного согласования.

• Настроенный маршрут разрешено изменять, и пользователь нажал «Очистить» в окне предварительного просмотра.

В обоих случаях пользователь самостоятельно задаёт этапы и исполнителей.

Добавление и настройка этапов

1. Нажмите «Добавить этап», чтобы добавить этап согласования.

2. В поле «Исполнители» выберите одного или нескольких исполнителей.

3. В поле «Срок» укажите дату и время выполнения задачи.

4. При необходимости нажмите значок карандаша, чтобы изменить параметры этапа.

5. Чтобы изменить порядок этапов, перетащите нужный этап за маркер слева от его номера.

6. Для удаления этапа используйте значок корзины справа.

Дополнительные параметры задач

При настройке этапа можно определить тип задачи в зависимости от того, какое действие должен выполнить сотрудник:

• Согласование — согласовать или отклонить документ.

• Исполнение — выполнить назначенную задачу.

• Ознакомление — подтвердить ознакомление с документом.

• Подписание — подписать или отклонить документ. Для документов ЭДО/Диадок доступнысоответствующие действия подписания и отправки или отклонения и отправки. Для подписания у пользователя должны быть необходимые права.

Для этапа с несколькими исполнителями в настройках согласования могут использоваться следующие варианты:

• Последовательный — достаточно решения одного из назначенных исполнителей; задачи остальных исполнителей этапа отзываются.

• Параллельный — задачи назначаются всем выбранным исполнителям одновременно; для завершения этапа требуется решение каждого.
При необходимости в тексте задачи можно указать дополнительные сведения для исполнителя.

После заполнения этапов проверьте их последовательность, состав исполнителей и сроки. Затем нажмите «Старт процесса».

После запуска согласования

После запуска EnDocs создаёт задачи первым исполнителям маршрута и направляет уведомления о новых задачах. По мере выполнения задач система переходит к следующим этапам согласования.

Инициатор может отслеживать прохождение документа:

• В личном кабинете, в разделе «Мои документы на обработке».

• В листе согласования карточки документа, где отображаются этапы и результаты их прохождения.

При необходимости инициатор может прервать текущий процесс с помощью команды «Прервать согласование» в контекстном меню документа, например чтобы внести изменения, а затем запустить согласование снова.