Распознавание документов

Система автоматически распознает документы, добавленные в реестр "Загруженные" с помощью импорта из электронной почты/ftp-сервера (загрузка из E-mail/FTP) или добавленные вручную в реестре через кнопку

По умолчанию на любом тарифе установлен лимит распознания в 20 документов в месяц. Чтобы изменить этот лимит нужно выбрать соответствующую опцию в настройках вашего тарифа.

Специальных настроек не требуется, кроме настройки режима распознавания, которая описана в разделе Загрузка документов из почты.

Требования к Сканам

Все документы комплекта (пакета) первичных документов необходимо сканировать в один файл: то есть, например, счет-фактура и товарная накладная по одной операции должны быть отсканированы в один файл.

Рекомендуемое качество сканирования: 300 dpi;
Скан должен быть в формате PDF;
Размер отправляемого на распознавание файла не должен превышать 20 Мб;
Для корректного распознавания типа документа необходимо заполнить справочник организаций с указанием ИНН/КПП юридических лиц вашей компании;
Для корректной подстановки в карточку контрагентов, необходимо заполнить справочник контрагентов, указав их ИНН/КПП.

Сервис позволяет загружать и распознавать следующие документы:

товарные накладные (форма ТОРГ-12);
счета-фактуры;
универсальные передаточные документы (УПД);
акты выполненных работ (печатаная форма 1С);
счета на оплату (печатная форма 1С).

Первичные бухгалтерские документы хранятся в электронном архиве EnDocs в виде электронных карточек документов и могут быть следующих типов:

Поступление – комплект первичных документов от поставщика. Содержит такие документы как УПД, Акт или Товарная накладная, Счет-фактура при наличии НДС, Счет на оплату или иной отчетный документ, приложенный поставщиком;
Реализация – комплект первичных документов для клиента. Содержит такие документы как УПД, Акт или Товарная накладная, Счет-фактура при наличии НДС, Счет для клиента;
Счет-фактура – отдельный счет-фактура на аванс;
Счет на оплату – отдельный счет на оплату для клиента или от поставщика.

EnDocs распознает и автоматически заполняет следующие реквизиты электронной карточки:

Реквизит документа	Правила распознавания
Номер	Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте.
Дата	Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте.
Сумма	Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте.
НДС	Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте.
Организация	Это одно из ваших юридических лиц. Извлекается из УПД, Товарной накладной, Акта или счета-фактуры в зависимости наличия в комплекте. Для автоматического заполнения данного реквизита ваше юридическое лицо должно быть обязательно заранее добавлено в справочник Организаций вашего аккаунта. По данному реквизиту система определяет направление документа – Входящий/Исходящий или Поступление/Реализация. Сопоставляется по ИНН/КПП.
Контрагент	Ваш контрагент. Извлекается из полей Продавец или Покупатель из УПД, Товарной накладной, Акта или счета-фактуры в зависимости от наличия в комплекте и направления документа. Сопоставляется по ИНН/КПП.
Номер СЧФ	Номер счета-фактуры. Извлекается из счета-фактуры при наличии в комплекте.
Дата СЧФ	Дата счета-фактуры. Извлекается из счета-фактуры при наличии в комплекте.
Номер счета	Номер счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте.
Дата счета	Дата счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте.
Сумма к оплате	Сумма счета. Извлекается из счета на оплату при наличии в комплекте.
Табличная часть	Извлекается из УПД, Товарной накладной или Акта, в зависимости от наличия в комплекте.

Статусы распознавания

В столбце "Статус распознавания" отображаются статусы документов:

Отправка на распознавание — документ ожидает отправку на распознавание;
На распознавании — документ находится на распознавании;
Распознано — документ распознан;
Ошибка распознавания — не удалось распознать документ;
Ошибка определения типа документа — не удалось распознать тип документа;
Ошибка обработки результатов — произошла внутренняя ошибка сервера. Напишите в поддержу с указанием ссылки на документ.

Далее из распознанного скана можно создать документ, у которого будут автоматически заполнены поля.

Помимо этого присутствует возможность подключить автоматизацию, в этом случае документ автоматически будет направлен на согласование или в архив.