Документооборот в компании состоит из разных документов: договоров, накладных, актов, счетов, приказов, распоряжений и т.п.

Документы бывают разных видов и типов. Вид и тип документа — это категории или классификации, которые определяют характеристики и назначение документа, указывают на его формат, структуру и цель.

По типам документы бывают: кадровые, бухгалтерские, договорные, информационно-справочные, распорядительные и т.п.

В EnDocs доступ к документам представлен в виде реестров, показывающих документы в табличном виде.

Для каждого типа документа предусмотрен свой реестр, в отдельных случаях, если типы документов тождественны - они сгруппированы в одном реестре. Более подробно о реестрах можно узнать в статье Реестры документов.

Вид документа позволяет дополнительно классифицировать документ, например, кадровые документы делятся на различные заявления и приказы, в договорах бывают приложения, спецификации и т.п.

Каждый вид имеет особенности и требования к составу реквизитов. Указание типов и видов документа помогает структурировать и классифицировать информацию, что облегчает ее поиск и использование.

Добавление и изменение видов документов

По умолчанию при создании аккаунта (первичной регистрации) в EnDocs система создает системные типы и виды документов и заполняет одноименные справочники - Типы документов и Виды документов.

Важно! Тип документа в EnDocs - это системный справочник, изменение которого пользователям не доступно.

По умолчанию справочник Виды документов содержит некоторый стандартный набор видов документов, доступный всем пользователям EnDocs.

Если вам не подходит стандартный набор видов документов - вы можете добавить собственные виды в дополнение к стандартным, используя встроенные инструменты системы EnDocs.

Как добавить собственные виды документов

Для этого необходимо перейти в раздел «Настройки» и далее в подраздел «Дополнительные поля», после чего выбрать вкладку «Виды документов» и активировать опцию «Добавить». В открывшемся окне следует указать наименование создаваемого вида документа и его принадлежность к определённому типу.

Важно! В рамках обращения в службу технической поддержки, для созданных вами типов документов, предусмотрена возможность модификации параметров отображения и обязательности заполнения системных полей, связанных с конкретным типом документа.